Come identificare i rischi nel tuo ufficio?

La gestione del rischio in ufficio è una sfida quotidiana per i leader che lavorano in qualsiasi settore. I rischi possono essere gravi come il potenziale incendio nella tua fabbrica / impianto e il furto da parte del personale amministrativo senior dell'azienda o minori come dipendenti che impiegano il tempo lavorativo per gestire le loro questioni. Questo articolo discuterà come identificare i rischi aziendali elevati sul posto di lavoro a cui noi, in qualità di leader, dobbiamo prestare attenzione.

Per gestire i rischi, dobbiamo prima identificare i pericoli che possono potenzialmente verificarsi in ufficio. I rischi sono alcuni eventi che possono verificarsi in futuro e causare impatti aziendali negativi sull'azienda. Per identificare le minacce, in particolare quelle con effetti negativi elevati sull'azienda, utilizziamo l'esperienza e la conoscenza dei nostri dipendenti qualificati che gestiscono i processi aziendali, le attrezzature di fabbrica / impianto o le unità. Questo può essere realizzato efficacemente attraverso un'adeguata facilitazione o il brainstorming. Il facilitatore, incaricato di svolgere questo incarico, è qualcuno che dovrebbe essere esperto nel processo di facilitazione. Inoltre, deve avere la capacità di guidare i partecipanti nella sessione di brainstorming, in particolare i partecipanti che fanno parte del personale dirigente.

Mi è venuto in mente un episodio in cui mi è stato assegnato l'incarico di facilitare una discussione di gruppo a cui hanno partecipato un CEO (Chief Executive Officer) e diversi Senior General Manager. L'amministratore delegato non ha voluto partecipare alla fase iniziale della discussione di gruppo. Sentivo che stava cercando di valutare se avessi capito cosa stavo facendo. Per schivare la sua resistenza, ho dovuto spiegargli con calma il processo per ottenere input dagli altri membri del gruppo. Non appena si è reso conto che il processo stava funzionando e non stava abusando del suo tempo, non sono riuscito a stargli dietro perché dava alcune idee brillanti a un ritmo vertiginoso.

In una regolare sessione di brainstorming, il gruppo può identificare rapidamente molti rischi nell'azienda. Sarà una vera sfida gestire le centinaia di rischi aziendali riconosciuti. Di conseguenza, dobbiamo dare la priorità. La definizione delle priorità implica la gestione dei rischi aziendali che hanno un'elevata serietà quando si verificano. Quali sono questi rischi? Possiamo considerare i rischi con elevata serietà se i pericoli hanno implicazioni negative sulla produzione degli impianti, la conformità a leggi e regolamenti, salute, sicurezza e ambiente e l'immagine aziendale.

L'altro standard nell'assegnazione delle priorità al rischio è riconoscere la probabilità o la possibilità che si verifichino i rischi aziendali. Si verificheranno rischi aziendali? I piani preventivi esistenti messi in atto dall'organizzazione sono sufficienti e adeguati? Un buon esempio potrebbe essere un rischio aziendale di "consegna tardiva di apparecchiature critiche" necessaria per un nuovo impianto.

Se questa apparecchiatura critica viene presentata in ritardo, influenzerà gravemente il completamento del nuovo impianto, influenzando così la produzione pianificata seguita dalla perdita di attività. Una delle azioni preventive per ridurre al minimo la probabilità che questo rischio si verifichi scelta dalla mia azienda è quella di avere una clausola Liquidated and Ascertained Damages (LAD) nel contratto con il fornitore dell'attrezzatura.

La valutazione oggettiva dei pericoli ha identificato la gravità e la probabilità che i rischi si verifichino possono quindi essere catturati in una mappa dei rischi. La mappa dei rischi viene quindi utilizzata come riferimento primario per la gestione degli elevati rischi di mercato in azienda.

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